El Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación busca empresa que se haga cargo del servicio de valija diplomática por el que se envían y reciben documentos oficiales a las embajadas en todo el mundo para los próximos dos años por un monto estimado de unos 5 millones de euros.

En concreto, se busca adjudicar el "servicio de recogida, transporte, facturación y entrega puerta a puerta de los envíos de documentación y material oficial procedentes" tanto de Exteriores como de otros ministerios y organismos oficiales remitidos como valija diplomática a embajadas, representaciones permanentes, delegaciones, consejerías y oficinas consulares en el exterior, y viceversa.

La valija diplomática, explica Exteriores en la memoria justificativa, es un "servicio exclusivo y primordial" de este departamento y que permite garantizar "la inviolabilidad de la correspondencia entre la Administración Central del Estado y sus representaciones en el exterior".

Conforme al artículo 27 de la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas de 1961, la correspondencia oficial de las legaciones diplomáticas "es inviolable" y por tanto "la valija diplomática no podrá ser abierta ni retenida", siempre y cuando esté debidamente identificada y acreditada.

Actualmente, el servicio lo está llevando a cabo DHL Express, que fue adjudicataria en 2021 por un monto de cerca de 4,2 millones, pero dado que el contrato expira el próximo 12 de julio, Exteriores ha decidido la tramitación urgente del nuevo. El presupuesto base de licitación ha quedado fijado en 3.758.230 euros mientras que el valor estimado del contrato por dos años, y prorrogable solo por uno más, se estima en 5.181.023,19 euros.

Según explica la memoria justificativa, se trata de un contrato cofinanciado, en el que a Exteriores le corresponde el grueso de la financiación, el 73,76%, y en el que participan otros departamentos como el Ministerio de Defensa, el de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones y el de Trabajo, así como la AECID, el Instituto Cervantes, el ICEX o el INSS.

La empresa adjudicataria se encargará de la valija ordinaria desde el Ministerio de Exteriores que con periodicidad y regularidad se envía a las legaciones diplomáticas españolas, así como la gran paquetería de más de 1 kilo que remitan otros departamentos sin que el envío tenga carácter regular, así como de los envíos de este tipo que tengan su origen en sentido inverso.

TRASLADO DEL VOTO EXTERIOR
Asimismo, también se hará cargo del traslado a España del voto en el exterior, en lo que se considera como servicios extraordinarios. El transporte de estos votos, tanto para elecciones de ámbito nacional como autonómico, se realizará conforme a los plazos fijados por la Junta Electoral Central "a fin de permitir que lleguen a tiempo para el escrutinio", explica el pliego de prescripciones técnicas del contrato.

En este sentido, la empresa adjudicataria deberá proporcionar "un cronograma" con todas las representaciones y los tiempos de tránsito entre las mismas y el Ministerio de las valijas con los votos y asegurarse de la "llegada a Madrid en plazo del máximo número de valijas posible". Asimismo, tendrá que comprometerse a entregarlas "durante el fin de semana electoral" en caso de que así se requiera.

La valija diplomática será recogida de lunes a viernes en la sede histórica de Exteriores en el Palacio de Santa Cruz y trasladada y almacenada en la terminal de carga del aeropuerto de Barajas, en Madrid, previo a su envío al país de destino. El envío se hará prioritariamente en avión --con la posibilidad de hacerlo por barco o por tierra de forma excepcional-- y la empresa adjudicataria se encargará en destino de la entrega.

Del mismo modo, se seguirá un procedimiento análogo con la valija diplomática procedente de las representaciones y oficinas españolas en el exterior remitida a Exteriores. Su recogida se hará de lunes a viernes salvo en el caso de los servicios excepcionales de recogida y traslado de votos, que podrían hacerse en festivos y fin de semana de ser necesario. Estos últimos servicios se presupuestarán y actuarán de forma independiente.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD
Por otra parte, el contrato exige "absoluta confidencialidad y reserva sobre las instalaciones, así como sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato". En este sentido, toda la información y datos suministrados al contratista y su personal no podrán ser "objeto, total o parcialmente, de publicación, copia, utilización, cesión o préstamos a terceros".

Asimismo, se deberá "custodiar fiel y cuidadosamente la información, documentación, o datos" a lo que se pueda tener acceso durante el proceso y comprometerse a que estos no lleguen "en ningún caso a poder de terceras personas".

Durante todo el proceso, la empresa adjudicataria será la responsable de la seguridad de la valija diplomática, por lo que estará "obligada a adoptar las mayores medidas de seguridad tanto en el medio de transporte utilizado como en el personal designado para la realización de estas funciones".

Para ello, se pide que el traslado terrestre se haga en furgones que impidan el acceso a personas ajenas y que comuniquen los datos identificativos de quienes se encarguen de manipular la valija diplomática durante todo el proceso.

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